Unpad Mulai Terapkan Sistem ERP untuk Transaksi Finansial

[unpad.ac.id, 20/3/2018] Universitas Padjadjaran mulai mengimplementasikan sistem lunak Enterprise Resource Planning (ERP) di setiap aktivitas bisnis yang dilakukan. Penerapan ERP menjadi upaya Unpad dalam mengintegrasikan teknologi digital ke dalam aktivitas kelembagaan untuk meningkatkan kecepatan pengurusan, transparansi, hingga akuntabilitas.

Rektor Universitas Padjadjaran Prof. Tri Hanggono Achmad bersama Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi Unpad Mutakin, PhD, saat menjelaskan tentang sistem lunak Enterprise Resource Planning (ERP) untuk transaksi finansial di lingkungan Unpad, dalam kegiatan kegiatan Pameran Produktivitas Akademik dan Talkshow “Bahagia Membangun Bangsa Melalui Pendidikan Unggul dan Berkarakter” di Bale Sawala Gedung Rektorat Unpad, Jatinangor, Selasa (20/3). (Foto: Tedi Yusup)*

Rektor Unpad Prof. Tri Hanggono Achmad mengatakan, implementasi ERP di bidang bisnis merupakan tindak lanjut dari sistem e-office yang telah diintroduksi di lingkungan Unpad sejak 2016. Sistem ini mengefisiensi aktivitas administrasi perkantoran dan mengurangi penggunaan kertas untuk surat menyurat.

“Kekuatan transformasi (perguruan tinggi) ini akan berjalan jika kita bisa membangun substansi yang kuat di bidang akademik. Agar fokus ke sana, sistem pendukung harus berjalan dengan baik,” ujar Rektor saat membuka kegiatan Pameran Produktivitas Akademik dan Talkshow “Bahagia Membangun Bangsa Melalui Pendidikan Unggul dan Berkarakter” di Bale Sawala Gedung Rektorat Unpad, Jatinangor, Selasa (20/3).

Rektor menambahkan, mengantisipasi peningkatan tantangan pascarevolusi industri ke-4 di tingkat global, penerapan teknologi digital dipandang perlu dilakukan. Implementasi ini diharapkan dapat mengisi seluruh aktivitas akademik dan kelembagaan di lingkungan Unpad.

Sistem e-office yang telah ada merupakan integrasi antara sistem ERP dan aplikasi Oracle sebagai aplikasi terstandar internasional. Untuk sistem pada aktivitas bisnis adalah mengintegrasikan sistem ERP ke dalam layanan pembayaran perbankan. Layanan yang dikenal dengan sistem host to host payment ini dikembangkan dengan dukungan Bank Nasional Indonesia (BNI).

Pada tingkat pengelolaan universitas, sistem ERP menjamin pengelolaan perencanaan finansial, ketersediaan logistik, manajemen finansial, hingga manajemen pengelolaan sumber daya manusia. Rektor menilai, pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran akan menghasilkan kinerja yang lebih akurat.

“Di satu sisi, kita bisa efisiensi besar dan mengurangi penyediaan server,” kata Rektor.

Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi Unpad Mutakin, Apt., PhD., mengatakan, pemanfaatan ERP ini akan menjadikan proses bisnis di Unpad terekam secara otomatis, transparan, dan efisien. Kontrol terhadap jalannya suatu proses bisnis dapat dilakukan setiap waktu.

Sistem ERP akan mengintegrasi beberapa permintaan pembiayaan di tingkat internal (internal requisition), seperti honor, konsumsi, perjalanan dinas, kerja sama, pengadaan logistik, pemeliharaan, hingga dana-dana tertentu (petty cash). Selanjutnya, sistem akan mengelola proses pengadaan vendor, hingga proses verifikasi pembayaran dan transfernya.

Dalam menjalankan transaksi dari unit kerja, sistem akan terhubung dengan direktorat terkait yang berwenang mengurusi permintaan tersebut. Nantinya, setiap direktorat akan melakukan validasi terhadap permintaan tersebut.

Untuk sistem yang terintegrasi layanan host to host payment, sistem ini memudahkan proses transaksi pembayaran melalui jalur perbankan. Pihak Unpad dapat langsung terkoneksi dengan perbankan, sehingga tidak perlu lagi mendatangi kantor perbankan untuk melakukan transaksi.

Sistem ini juga berkaitan dengan pembayaran honor dan remunerasi pegawai. Sistem secara otomatis langsung mentransfer remunerasi pegawai setelah dilakukan validasi oleh Direktorat Keuangan dan Logistik.

Lebih lanjut Mutakin menjelaskan, sistem ERP akan mempersingkat jalur transaksi. Jika ditemukan transaksi yang belum divalidasi, maka pihaknya dapat memonitor dimana hambatan tersebut terjadi.

“Dengan sistem ini, proses verifikasi dilakukan dengan cepat. Seharusnya, hambatan-hambatan tersebut tidak terjadi, karena sistemnya realtime,” jelas Mutakin.*

Laporan oleh Arief Maulana

 

The post Unpad Mulai Terapkan Sistem ERP untuk Transaksi Finansial appeared first on Universitas Padjadjaran.